Qu’est-ce qu’un vivier de candidats et comment l’optimiser ?

Vous en avez assez de repartir de zéro à chaque recrutement ? Le vivier de candidats est la solution idéale pour gagner du temps et anticiper vos attentes futures. Constituer un réservoir de talents qualifiés vous permet d'avoir sous la main les profils adaptés dès qu'un poste s'ouvre. Dans cet article, découvrez comment créer et optimiser votre vivier en 5 étapes simples, et pourquoi cet outil est indispensable pour vos recrutements en 2024.

La définition du vivier de candidats

Imagine avoir sous la main une base de données remplie de candidats qualifiés, prêts à être contactés dès qu’un poste s’ouvre. C’est exactement ça, un vivier de candidats ! Il s’agit d’un réservoir de CV que vous avez soigneusement constitué au fil du temps, incluant des talents qui n'ont peut-être pas encore postulé chez vous, mais qui pourraient parfaitement correspondre à vos objectifs futurs.

Une base de données composée de talents

Avoir un vivier de candidats bien structuré, c’est comme avoir une bibliothèque remplie de talents prêts à être sollicités. Plutôt que de recommencer à zéro à chaque nouveau recrutement, vous pouvez puiser dans cette réserve de CVs déjà qualifiés, que vous avez soigneusement collectés et mis à jour au fil du temps.

Vous devez recruter rapidement pour un poste ?

Vous n'avez plus à lancer une nouvelle campagne de recrutement ou attendre des réponses à vos annonces. Vous pouvez tout simplement consulter votre base de données et identifier en quelques clics les profils qui correspondent aux compétences et à l'expérience que vous souhaitez.

De plus, en ajoutant des mots-clés spécifiques comme le domaine d’expertise, le niveau de compétences, ou encore la disponibilité, vous facilitez vos futures recherches. C’est un vrai gain de temps pour les moments où vous devez recruter dans l'urgence, et ça permet de ne jamais passer à côté d'un candidat idéal qui pourrait être passé sous votre radar auparavant.

En bref, c'est un système stratégique pour rendre votre recrutement plus rapide et plus efficace.

Le saviez-vous ? Selon une étude de Monster, près de un quart des recruteurs utilisent les CVthèques pour cherches des profils correspondant à leurs critères de sélection.

Quelles données ajouter au vivier ?

Les informations à inclure dans votre vivier de candidats peuvent varier selon les spécificités de votre entreprise. Chaque organisation a ses propres critères pour identifier les meilleurs candidats potentiels. Cependant, certaines données de base sont toujours utiles pour faciliter vos recherches et optimiser vos futurs recrutements.

Voici ce que nous recommandons d’ajouter :

• Nom du candidat : indispensable pour identifier facilement chaque profil.
• Adresse mail et numéro de téléphone : pour pouvoir le contacter rapidement.
• Poste pertinent : celui pour lequel le candidat est qualifié ou qu'il recherche.
• Localisation : utile pour savoir si le candidat est proche de vos bureaux, ou s'il est ouvert au télétravail par exemple.
• Compétences : une liste des aptitudes pour matcher rapidement avec vos postes libres.
• CV au format PDF : pour consulter son parcours en un clic, avec tous les détails d’expérience et de formation.

Ces informations constituent une base solide pour vous aider à gérer efficacement votre vivier et à trouver rapidement les profils adaptés lorsque vous le souhaitez.

Comment se créer un vivier de candidats en 5 étapes ?

Créer un vivier de candidats peut sembler complexe, mais avec la bonne méthode et les bons outils, c'est un jeu d'enfant ! Voici 5 étapes simples pour constituer un réservoir de talents efficace.

Utiliser un logiciel de recrutement (ATS)

Si créer une CVthèque manuellement vous semble fastidieux, pas de panique ! Les logiciels de recrutement comme Wink simplifient grandement la tâche, tout en étant collaboratif ! Grâce à un ATS, vous pouvez constituer votre CVthèque automatiquement en quelques clics. Ils sont capables de parser les CVs, c'est-à-dire d’extraire les informations clés pour les organiser de manière claire et accessible.

Mais ce n’est pas tout ! Un ATS vous permet aussi d'utiliser des options de filtrage avancées pour retrouver rapidement les profils qui correspondent exactement à vos objectifs d'embauche. Que vous cherchiez une compétence spécifique, un niveau d'expérience ou une localisation précise, tout est à portée de main. Résultat : un gain de temps précieux et une gestion simplifiée de votre réserve de talents.

1. Identifier les besoins de recrutement de l'entreprise

Avant de commencer, prenez le temps d’évaluer les problématiques de votre entreprise. Quels sont les postes à pourvoir aujourd'hui et demain ? Quelles aptitudes sont nécessaires pour soutenir votre croissance ? Cela vous aidera à savoir quels profils ajouter à votre vivier, et comment l'organiser.

2. Cherchez des candidats

La constitution d’une CVthèque commence par la recherche proactive de talents. Il existe plusieurs méthodes pour trouver les bons profils, et il est souvent judicieux de les combiner pour maximiser vos chances de succès.

En publiant des offres d'emploi

Une des façons les plus directes de remplir votre vivier est de publier des offres d'emploi sur des sites spécialisés, des réseaux sociaux comme LinkedIn, ou même votre propre site carrière. Chaque offre est une opportunité de recevoir des candidatures spontanées que vous pouvez intégrer à votre base de données, même si elles ne correspondent pas immédiatement à vos nécessités.

En faisant du sourcing

Le sourcing est une autre méthode très efficace. Il s'agit de chercher activement des candidats potentiels en ligne, sur des plateformes comme LinkedIn, GitHub pour les profils tech, ou d’autres réseaux professionnels. Vous pouvez également repérer des talents lors d’événements comme des salons de l’emploi, des conférences ou des webinaires.

Le sourcing vous permet d'identifier des profils qualifiés potentiels qui ne sont peut-être pas en recherche active mais qui pourraient être intéressés par des opportunités à l'avenir.

Le saviez-vous ? De nombreuses solutions permettent de faciliter votre sourcing et de générer votre CVthèque en quelques clics.

En utilisant un site carrière

Avoir un site carrière bien conçu est un excellent moyen de centraliser et d'attirer des candidats qualifiés. C’est votre vitrine d'entreprise pour le recrutement. En plus de présenter vos offres d'emploi, un site carrière permet aux candidats de postuler directement ou de déposer leur candidature spontanée. Un bon site carrière, régulièrement mis à jour, permet aux talents de venir à vous, et donc de réduire considérablement les efforts que vous passez à chercher des profils actifs.

En utilisant ces approches complémentaires, vous remplirez rapidement votre vivier de candidats avec des profils variés et qualifiés, prêts à être contactés pour vos prochaines embauches.

3. Les différents outils pour créer une réserve de candidats

En plus de pouvoir utiliser un ATS, des plateformes comme Google Sheets ou Notion sont très pratiques. Ils vous permettent de créer des tableaux pour ainsi classer vos candidats potentiels et facilement les retrouver selon vos critères.

Il existe de nombreuses templates de CVthèques pour faciliter la mise en place, donc n'hésitez pas à vous en servir !

4. Animez votre vivier de candidat

Un vivier qui dort ne sert à rien ! Animez votre base de données en envoyant des newsletters, en partageant des actualités de votre entreprise ou des offres d’emploi pertinentes. Gardez vos candidats engagés et intéressés.

5. Mettez-le jour régulièrement

Une CVthèque n’est pas statique. Mettez-la à jour régulièrement : supprimez les candidats obsolètes, ajoutez de nouveaux candidats, et ajustez les informations pour refléter les évolutions du marché du travail. Sans intervention régulière, la qualité de votre liste risque de se dégrader avec des candidats obsolètes, des informations dépassées ou des candidats qui ne sont plus intéressés, rendant votre vivier moins efficace pour répondre à vos objectifs de recrutement.

Quelques astuces pour entretenir son vivier

Automatiser vos échanges : Utilisez des solutions pour envoyer des emails automatisés ou des rappels réguliers aux candidats.

Impliquez les candidats : Proposez à vos candidats de participer à des événements ou de répondre à des sondages pour rester engagés.

Gardez un œil sur les anciennes recrues : N’oubliez pas de suivre l’évolution de vos anciens collaborateurs, qui pourraient revenir dans votre entreprise ou recommander des candidats.

Suivre ces étapes vous assurera un vivier de candidats dynamique et toujours prêt à répondre à vos embauches !

Un système crucial pour optimiser les recrutements en entreprise

Avoir une CVthèque bien structuré et régulièrement mis à jour est un véritable atout pour optimiser vos processus d'embauche. Non seulement elle facilite la tâche mais il améliore également la qualité des candidats que vous recrutez, tout en anticipant les demandes futurs de votre entreprise. Voici les principaux avantages d'une CVthèque bien gérée :

Réduire les coûts de recrutement

Chaque nouvelle campagne de recrutement peut représenter un coût important pour l'entreprise, entre la publication d'annonces, l'évaluation des candidats lors d'entretiens et l'énergie passée à rechercher des candidats.

En ayant un vivier de talents déjà constitué, vous réduisez considérablement ces coûts. Il n'est plus nécessaire de multiplier les investissements dans les annonces ou les campagnes de sourcing à chaque occasion, car les candidats qualifiés sont déjà à portée de main.

Réduction de temps de d'embauche

L’un des plus gros défis lors d’une embauche est souvent de respecter les délais. Grâce à un vivier de candidats bien fourni, vous pouvez rapidement identifier les candidats correspondant à vos attentes, sans avoir à attendre de nouvelles candidatures.

Cette réduction entre l’ouverture d’un poste et la signature d’un contrat vous permet non seulement de embaucher plus rapidement, mais aussi de répondre plus efficacement aux priorités de l’entreprise, de mieux négocier, etc.

Amélioration de la qualité des candidatures

En regroupant ces candidats dans un seul endroit, vous pouvez facilement accéder aux talents qui correspondent exactement aux compétences recherchées. De plus, en ayant un œil constant sur le marché et en alimentant régulièrement votre CVthèque, vous vous assurez de toujours avoir sous la main des candidats de qualité, adaptés à vos attentes.

Anticipation des besoins futurs de l'entreprise

Un vivier de candidats bien géré ne sert pas seulement à répondre aux urgences. Il vous permet aussi d’anticiper les futurs exigences de votre entreprise. Si vous savez que vous devrez embaucher dans certains secteurs dans les mois à venir, vous pouvez déjà commencer à sourcer des talents et les ajouter à votre vivier.

Cela vous donne une longueur d’avance et vous permet de répondre rapidement lorsque ces attentes se concrétisent.

En somme, un vivier de candidats bien entretenu est un outil puissant pour rendre vos recrutements plus agiles, tout en réduisant les coûts et en améliorant la qualité des candidatures. C’est une stratégie gagnante pour toute entreprise cherchant à optimiser ses processus RH et anticiper les évolutions du marché.

Pas encore convaincus ? Voici une liste des avantages 😉

Les avantages de constituer un vivier de candidats

Un vivier de candidats bien structuré présente de nombreux avantages pour les entreprises. Il permet d’optimiser les processus de recrutement, d’améliorer la visibilité de votre marque employeur, et de répondre aux objectifs de votre entreprise à long terme. Voici quelques exemples concrets :

Faciliter les recrutements récurrents

Pour les entreprises qui recrutent fréquemment pour des postes similaires (par exemple, des commerciaux ou des développeurs), un vivier de candidats qualifiés est un véritable gain de temps.

Imaginons que vous recrutez tous les six mois un nouveau commercial. Plutôt que de redémarrer le processus d'embauche à zéro sur LinkedIn ou l'APEC, vous pouvez consulter votre vivier pour trouver rapidement des candidats correspondant à ce poste. En quelques clics, vous avez accès à des candidats déjà évalués et potentiellement intéressés par de nouvelles opportunités.

Améliorer la marque employeur

Constituer un vivier, c'est aussi une manière de soigner votre marque employeur. Les candidats apprécient les entreprises qui entretiennent une relation avec eux, même lorsqu'il n'y a pas de poste ouvert immédiatement. En envoyant des newsletters régulières ou en partageant des nouvelles sur vos projets, vous restez dans l’esprit des talents que vous avez identifiés.

Cela renforce votre image de marque et encourage les candidats à considérer votre entreprise comme un employeur de choix lorsqu’ils seront prêts à faire un changement.

Pour sourcer des compétences rares

Certaines compétences sont difficiles à trouver sur le marché, comme les développeurs experts en langage rare ou des spécialistes dans un domaine très technique. Constituer un vivier vous permet de capitaliser sur les talents que vous rencontrez, même si vous n’avez pas d'attente immédiate.

Centraliser vos informations

Une CVthèque vous permet de regrouper toutes les informations essentielles en un seul endroit. Au lieu de devoir fouiller dans des dossiers de CV ou des emails, toutes les candidatures, leurs compétences, et leur statut sont centralisés. Ceci est d'autant plus pratique lorsque vous travaillez en équipe !

Anticiper des besoins futurs

Un bon vivier vous aide à anticiper les embauches futures de votre entreprise. Imaginons que vous prévoyez d’ouvrir une nouvelle antenne dans une autre ville l'année prochaine. En intégrant à votre vivier des candidats localisés dans cette région, vous serez prêt à réagir rapidement lorsque les postes seront créés. Cela vous permet non seulement de gagner du temps mais aussi de réduire le stress lié à l’urgence des recrutements en dernière minute.

Ce qu'il faut retenir

Constituer et gérer un vivier de candidats est une stratégie incontournable pour optimiser vos processus de recrutement. En centralisant les profils qualifiés, vous gagnez du temps, réduisez les coûts et améliorez la qualité des candidatures. Grâce à des outils comme l'ATS Wink, vous pouvez automatiser la création de votre vivier et retrouver facilement les talents qui correspondent à vos attentes.

Un vivier bien entretenu vous permet d’anticiper les futurs recrutements, de sourcer des compétences rares, et de renforcer votre marque employeur. Ce réservoir de talents vous aide à réagir rapidement face aux urgences, tout en offrant une solution pérenne pour des recrutements récurrents ou complexes.

En résumé, un vivier dynamique est votre meilleur allié pour recruter plus vite, mieux, et avec moins de stress !