En RH, on entend toujours parler des logiciels de recrutement, mais qu’est-ce qu’ils apportent vraiment au quotidien ? Découvrez comment ces outils transforment le processus d’embauche en un gain de temps, d'énergie, et d’objectivité pour les équipes !
Qu'est-ce qu'un logiciel de recrutement (ou ATS) ?
Un logiciel de recrutement, ou Applicant Tracking System, est un outil de gestion des candidatures conçu pour aider les recruteurs à organiser, suivre et automatiser les processus de recrutement, du dépôt de candidature jusqu’à l’embauche. En simplifiant le quotidien des chargés de recrutement, un ATS centralise toutes les informations des candidats au même endroit, ce qui rend le processus beaucoup plus efficace et facile à gérer.
Imaginez : chaque CV que vous recevez, chaque note prise en appel et chaque décision de vos collègues sont stockés dans une base de données unique. Vous pouvez retrouver en quelques clics tous les profils que vous avez évalués pour un poste, sans avoir à fouiller dans vos mails ou vos fichiers Excel. C’est un véritable gain de temps et une manière d’éviter les oublis, surtout quand les candidatures affluent !
Prenons un exemple concret : vous postez une offre d’emploi sur plusieurs plateformes comme LinkedIn, Indeed, ou votre propre site carrière. Avec un ATS, tout est centralisé automatiquement. Le logiciel de recrutement Wink, par exemple, permet de multidiffuser vos annonces et de recevoir toutes les candidatures directement dans un tableau de bord unique.
Vous pouvez ainsi comparer les candidats, les classer selon des critères spécifiques (expérience, compétences, etc.) et même automatiser l'envoi d’e-mails pour maintenir une bonne communication avec les candidats, sans effort supplémentaire.
En bref, un ATS est là pour vous simplifier la vie, vous permettre de gérer efficacement vos recrutements et surtout vous concentrer sur l'essentiel : trouver les meilleurs talents pour vos équipes.
Alors, prêt à découvrir tous les avantages d’un ATS ?
14 avantages des logiciels de recrutement
Les logiciels de recrutement offrent une multitude d’avantages pour alléger la charge de travail des recruteurs et leur permettre de se concentrer sur l’essentiel. Voici pourquoi adopter un ATS peut transformer votre manière de recruter :
1. Simplifier les missions de recruteur
Un ATS organise tout, de la réception des candidatures à l’évaluation des profils.
Un ATS transforme le quotidien des recruteurs en éliminant les tâches répétitives et chronophages. Fini de jongler entre des dossiers papier, des e-mails et des dizaines de fichiers Excel. Un ATS centralise tout : chaque candidature, chaque CV, chaque note prise.
Les recruteurs peuvent ainsi retrouver en quelques clics toutes les informations essentielles, sans passer des heures à chercher le fameux fichier “candidats-2024-final-v2-v2-final3” !
2. Optimiser la gestion des recrutements
Grâce aux tableaux de bord d’un ATS, la gestion des recrutements devient bien plus fluide. Les recruteurs peuvent suivre chaque étape du processus, du premier contact jusqu’à la signature, avec une vue d’ensemble sur les candidatures en cours et les profils en attente.
En plus, de nombreux ATS comme Wink permettent également la création de workflows personnalisés. Par exemple, si vous avez un processus de sélection spécifique pour les stages, vous pouvez créer un chemin dédié uniquement pour les stagiaires. Et si jamais un candidat décroche un rendez-vous, l’ATS vous envoie une alerte.
Résultat ? Une gestion optimisée et un processus sans accroc.
3. Améliorer l'efficacité du processus
Un ATS facilite chaque étape en réduisant le temps de traitement et en automatisant les tâches répétitives. Par exemple, lorsque plusieurs membres de l’équipe sont impliqués, chacun peut accéder aux mêmes informations et laisser des commentaires directement dans l’outil. Cela évite les allers-retours par e-mail, les oublis de feedback, et assure une décision plus rapide.
Les outils intégrés permettent également de pré-sélectionner les candidats grâce à des filtres de compétence ou d’expérience, évitant ainsi aux recruteurs de passer en revue chaque candidature pour trouver les profils adéquats.
Bref, recruter deviens plus simple, plus rapide et plus collaboratif.
4. Permettre la multidiffusion des offres
Publier une offre d’emploi sur plusieurs sites sans perdre des heures ?
Grâce à la multidiffusion, une seule action suffit pour publier une offre sur des plateformes comme LinkedIn, Indeed, Monster, et bien d’autres. Fini de copier-coller le même texte sur chaque site ; votre outil s’en charge automatiquement.
Ce système permet aussi de suivre les performances de chaque plateforme. Vous pouvez ainsi voir d’où viennent les candidatures et, au cas par cas, adapter votre stratégie en cours de route. La multidiffusion permet d’atteindre plus de candidats sans effort supplémentaire – comme un méga haut-parleur qui diffuse votre offre aux quatre coins du web.
5- Diversifier ses sources de candidatures
Un ATS permet aux recruteurs de toucher un vivier plus large et diversifié en multipliant les sources de candidatures. Que ce soit en sollicitant des recommandations de vos collaborateurs, en encourageant la mobilité des collaborateurs ou en facilitant le sourcing externe, les fonctionnalités de l’ATS offrent des opportunités variées pour attirer des candidats différents et mieux adaptés.
Encourager la cooptation
Un bon ATS propose des programmes de cooptation, où vos collaborateurs peuvent recommander des candidats de leur réseau en quelques clics. Certains outils génèrent même des liens personnalisés de cooptation pour que chaque employé puisse facilement partager les offres et contribuer au recrutement. Et on sait bien, qui se ressemble s’assemble… et recommande !
Promouvoir la mobilité interne
Avec un ATS, il devient plus simple de partager les offres en interne et de suivre les candidatures des collaborateurs en générant un lien de postulation rapidement !
Vous pouvez ainsi proposer des opportunités d’évolution directement aux employés. En interne, on découvre parfois de véritables pépites qui attendaient juste une nouvelle mission pour briller !
Faciliter le sourcing
En rassemblant des candidats passifs manuellement et en gardant une CVthèque de talents intéressants, votre plateforme facilite le sourcing et permet de constituer une banque de talents prête à l’emploi.
Vous cherchez d’un profil technique en urgence ? Inutile de recommencer la chasse, votre ATS a déjà les CV de la première chasse en réserve.
Découvrez notre guide du sourcing candidat !
6. Réduire le temps d’embauche
Le temps d’embauche est un critère crucial pour les recruteurs, et les logiciels de recrutements sont les meilleurs alliés pour le raccourcir.
Grâce à ses fonctionnalités de tri automatisé, de pré-sélection et de gestion des entretiens, chaque étape du processus peut être optimisée pour prendre moins de temps.
Par exemple, un ATS peut filtrer les candidatures pour ne retenir que les profils les plus qualifiés en fonction des compétences recherchées. Ensuite, vous pouvez programmer les appels directement via l’outil, sans échanges interminables d’e-mails.
Certains ATS permettent également l’intégration avec des outils de visioconférence, ce qui rend les entretiens plus rapides et améliore la prise de rendez-vous.
7- Mettre en place un recrutement collaboratif
Grâce à des fonctionnalités de partage et de collaboration, les recruteurs peuvent inviter d’autres membres de l’équipe à participer au processus.
Chacun peut ajouter des commentaires sur un candidat, noter les compétences d’un candidat ou donner un avis, le tout directement dans l’ATS. Ces informations étant centralisées, votre collègue peux ensuite s'occuper des prochaines étapes du recrutement.
Par exemple, vous pouvez faire un premier appel téléphonique avec le candidat, prendre des notes, puis les partager avec le manager de l'équipe qu'il souhaite rejoindre, le tout sur la même plateforme !
L’ATS facilite aussi le feedback instantané, et plus besoin d’organiser une réunion après chaque entretien pour obtenir l’avis de tout le monde ! Avec un ATS, le processus est plus fluide et tout le monde peut s’exprimer sans gêne.
8. Faciliter la communication avec les candidats
La communication est un des piliers de l’expérience candidat, et un ATS la rend plus fluide et réactive. Grâce aux e-mails automatisés, les candidats sont informés en temps réel des avancées de leur candidature. L’ATS envoie des accusés de réception, des invitations aux entretiens et même des messages de suivi post-entretien. Vous évitez ainsi les oublis ou les silences prolongés qui peuvent frustrer les candidats.
Selon une étude de Starred, 60% des candidats ont arrêté une candidature en raison de sa longueur ou de sa complexité.
Certains ATS vont même jusqu’à proposer des modèles de réponses personnalisables. En quelques clics, vous pouvez rédiger un message courtois et adapté sans perdre des heures à écrire chaque e-mail. Résultat ? Les candidats se sentent considérés et bien informés, et vous gagnez du temps sans sacrifier la qualité de l’expérience.
9. Assurer une sélection plus objective
Un ATS est votre meilleur allié pour garantir une sélection plus objective.
En robotisant certaines étapes de tri, comme la présélection de candidats sur la base de critères spécifiques (compétences techniques, années d'expérience, etc.), l’outil élimine une partie des biais inconscients qui peuvent influencer les décisions humaines.
Plus besoin de se fier à une “première impression” ; l’ATS trie les candidats de façon neutre, en fonction de leurs qualifications.
10. Identifier précisément les soft skills
Avec du parsing de CV, les logiciels de recrutement permettent d’identifier rapidement les soft skills (compétences comportementales) des candidats en extrayant et en mettant en avant leurs qualités humaines.
Ainsi, les recruteurs voient apparaître en un clin d’œil les atouts humains des candidats, ce qui facilite la comparaison et aide à identifier les personnalités qui sauront bien s’intégrer dans l’équipe. Résultat : une sélection affinée, où les compétences techniques ne sont pas les seules à compter
11. Améliorer la diversité en entreprise
Améliorer la diversité est souvent une priorité pour les entreprises, et un ATS peut vous y aider. En supprimant les biais inconscients grâce à des critères de sélection, l’ATS favorise un processus inclusif.
12. Éviter les oublis dans le processus
Un ATS agit un peu comme un assistant personnel infaillible, en s’assurant qu’aucune étape du processus de recrutement ne passe à la trappe. Grâce à des processus comme des kanban, le logiciel et les utilisateurs, grâce à une messagerie intégrée, envoient des notifications : relances des candidats, suivis d’entretien, prises de décisions…
Vous n’avez plus à craindre qu’un super profil tombe aux oubliettes par manque de suivi.
13. Constituer une CVthèque interne
L’un des atouts principaux d’un logiciel de recrutement est la création d’une CVthèque. Dès qu’un candidat postule, son profil est automatiquement ajouté à une base de données accessible en permanence. Cette CVthèque regroupe tous les talents rencontrés, permettant aux recruteurs de consulter d’anciens profils lors de futurs recrutements.
En pratique, cette base devient une véritable ressource stratégique. Besoin d’un développeur fullstack pour un nouveau projet ? Inutile de repartir à zéro ! Un rapide coup d'œil dans la CVthèque suffit pour trouver les candidats pré-qualifiés déjà intéressés par votre entreprise. Une économie de temps et d’énergie… et qui sait, peut-être que le futur génie de l’équipe y attendait patiemment d’être redécouvert !
14. Générer des rapports statistiques complets
Grâce aux rapports statistiques générés automatiquement, vous disposez d’un tableau de bord complet qui vous permet d’analyser chaque étape du processus de recrutement : temps moyen d’embauche, taux de conversion par source, satisfaction des candidats, etc. Ces indicateurs aident à identifier les points d’amélioration et à ajuster votre stratégie.
Les rapports sont aussi un outil puissant pour justifier vos actions auprès des managers et perfectionner le processus. Quoi de mieux qu’un bon chiffre pour convaincre qu’un ATS est un investissement rentable ? Fini les intuitions hasardeuses, vous avez de la data pour prouver l’efficacité de vos décisions – de quoi impressionner même les plus sceptiques !
Après avoir exploré les nombreux avantages d’un logiciel de recrutement, il est clair que l’ATS est bien plus qu’un simple outil ; c’est un véritable allié pour optimiser et optimiser chaque étape de votre processus de recrutement. Mais avec autant de solutions disponibles sur le marché, comment faire le bon choix et trouver celui qui répond parfaitement à vos attentes spécifiques ?
Passons maintenant à la prochaine étape : choisir le bon logiciel de recrutement.
Comment choisir son logiciel de recrutement parfait ?
Choisir un ATS n'est pas toujours facile, alors voici 4 étapes à suivre pour vous aider à trouver celui qui vous conviendra !
1. Evaluer les besoins de votre entreprise
Avant de plonger dans les caractéristiques techniques, commencez par faire un état des lieux de vos nécessités.
Combien de recrutements effectuez-vous chaque année ?
Quelles sont les étapes cruciales de votre processus de sélection ?
Avez-vous besoin d’intégrer le logiciel à d’autres outils internes (par exemple, un logiciel RH existant) ?
Ces questions vous permettront de définir les priorités : certains logiciels sont mieux adaptés aux grandes équipes, d’autres aux PME ou aux cabinets de recrutement. Une analyse précise des nécessités garantit que le choix de l’ATS sera pertinent et évolutif.
2. Comparez les fonctionnalités disponibles
Les logiciels de recrutement proposent de nombreuses fonctionnalités, mais toutes ne sont pas nécessaires à chaque entreprise. Multidiffusion d’offres, parsing de CV, gestion des entretiens d'embauche, tableaux de bord personnalisés… Comparez les options et concentrez-vous sur celles qui feront vraiment la différence dans votre quotidien. Par exemple, si votre entreprise favorise le recrutement collaboratif, assurez-vous que le logiciel offre des fonctionnalités de partage et de collaboration.
Voici une liste des fonctionnalités les plus importantes :
3. Simplicité d'utilisation et de formation
Un logiciel de recrutement doit être simple à prendre en main, sinon il risque d’ajouter de la complexité là où vous cherchiez de la simplicité ! Choisissez une solution avec une interface intuitive et vérifiez si le fournisseur propose des formations pour accompagner le démarrage. Certains ATS offrent même des guides en ligne et des sessions de support, idéaux pour répondre aux questions dès le début. Rappelez-vous, un outil aussi performant soit-il ne sert à rien s’il n’est pas utilisé : optez donc pour un logiciel qui met l’ergonomie en avant pour une adoption rapide par toute l’équipe.
4. Coût d'utilisation
Enfin, le coût joue un rôle clé dans le choix du logiciel de recrutement. Les solutions varient en fonction des fonctionnalités proposées, de la taille de votre entreprise, et parfois même du nombre d’utilisateurs.
Certains logiciels offrent des options gratuites limitées, tandis que d’autres fonctionnent par abonnement mensuel ou annuel. Analysez votre budget en tenant compte des économies de temps et des gains d’efficacité que l’ATS peut apporter. Un ATS bien choisi sera un investissement, pas une dépense !
Si vous n'êtes pas prêt à investir dans un ATS, nous avons créé une liste d'outils de recrutement gratuits que vous pouvez tester et adopter.
Pourquoi utiliser Wink, le logiciel de recrutement des PMEs ?
Notre outil se distingue par ses fonctionnalités avancées, sa navigation intuitive, sa personnalisation et son support client dédié.
Conçu pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise, Wink améliore vos processus de recrutement et vous offre une expérience utilisateur inégalée.
Une solution innovante et performante
Depuis ses début, Wink a su se positionner comme un acteur incontournable dans le domaine des ATS pour PMEs et ETIs. Fondée par des experts du recrutement, Wink a rapidement compris les défis uniques auxquels les PMEs sont confrontées et a développé une solution conçue pour leurs enjeux spécifiques. Grâce à une approche centrée sur l'utilisateur et des innovations technologiques, nous avons aidé plusieurs centaines d'entreprises clientes et recruteurs.
Des fonctionnalités avancées pour une efficacité garantie
Wink est doté de fonctionnalités innovantes qui simplifient chaque étape du recrutement pour les RH et les recruteurs. Voici quelques-unes de nos principales fonctionnalités :
- Centralisation des candidatures : Regroupez tous les profils au même endroit pour une gestion et un suivi simplifiés/
- Multidiffusion des annonces : Diffusez vos offres d'emploi sur de nombreux sites d'emploi en un seul clic (LinkedIn, Indeed, France Travail,...) .
- Sourcing candidat : Ajoutez directement des personnes depuis LinkedIn grâce à notre extension Google Chrome.
- Connexion Mail (Gmail, Outlook, Office 365,...) : Connectez directement vos mails et agendas pour une utilisation optimale.
- Automatisation des tâches : Automatisez l'envoi d'e-mails, la prise de rendez-vous et les relances.
- Création d'une page carrière : Créez un site personnalisable en glissé-déposé pour améliorer votre marque employeur.
- Analyse et reporting : Utilisez des outils d'analyse pour suivre l'efficacité de vos campagnes de recrutement et optimiser vos processus.
- Sécurisation des données : Assurez la conformité aux normes RGPD pour protéger les données des candidats.
Une expertise métier intégrée
Notre connaissance du secteur du recrutement est intégrée dans la plateforme Wink, vous permettant de bénéficier de conseils de qualité à chaque étape. Des recommandations pour la rédaction de vos offres aux stratégies de diffusion sur les sites d'emploi les plus performants, nous vous accompagnons pour maximiser vos chances de succès.
De plus, grâce à des partenariats avec des acteurs clés du marché, nous offrons des solutions complètes qui répondent à tous vos besoins.
Un support client dédié et réactif
Chez Wink, nous croyons en l'importance d'un support client de qualité. Notre équipe est disponible pour vous aider à tout moment, que ce soit pour des questions techniques ou des conseils stratégiques.
Avec une collection de plus de 100 articles et tutoriels, ainsi qu'un chatbot personnalisé, nous veillons à ce que vous tiriez le meilleur parti de notre outil.
Des résultats mesurables et une adoption rapide
Grâce à notre interface intuitive et à nos outils d'analyse, nos clients constatent rapidement des améliorations significatives dans leurs processus de recrutement.
En moyenne, ils gagnent entre 6 et 8 heures par semaine grâce à l'automatisation et à la simplification des étapes administratives.
Notre taux de transformation des candidats est supérieur de 40 %, réduisant ainsi les erreurs de recrutement et maximisant l’efficacité des ressources.
Ce qu'il faut retenir
Un logiciel de recrutement est un atout majeur pour toute entreprise souhaitant optimiser son processus de recrutement.
En centralisant les candidatures, en automatisant les tâches et en simplifiant la communication, il permet aux équipes RH de gagner un temps précieux et de se concentrer sur l’essentiel : trouver les bons talents. Grâce à des fonctionnalités comme la multidiffusion des offres, la gestion des candidatures et le suivi des statistiques, chaque étape est simplifiée et mieux organisée.
En fin de compte, c'est un outil stratégique pour attirer les meilleurs candidats tout en simplifiant le travail des RH.
Questions fréquentes
Quel est l'intérêt des logiciels de recrutement ?
Ils optimisent chaque étape du recrutement, automatisent les tâches répétitives, centralisent les candidatures et font gagner du temps.
Pourquoi utiliser un logiciel RH ?
Il centralise les données RH, facilite la gestion des candidatures, des absences et améliore la coordination entre équipes.
Pourquoi avoir un logiciel de recrutement ?
Pour structurer et améliorer le processus de recrutement avec des outils dédiés comme le tri de CV et la multidiffusion d'offres.
Quel est l'enjeu de la digitalisation du recrutement ?
Elle accélère le processus, réduit les erreurs et améliore l’expérience candidat tout en fournissant aux recruteurs des outils modernes.
Comment choisir un logiciel de recrutement ?
Évaluez vos besoins, comparez les fonctionnalités, vérifiez la facilité d'utilisation et considérez le coût pour un choix adapté.
