14 exemples de mail pour une expérience candidat optimale

La gestion des échanges avec les candidats, essentielle à une stratégie de recrutement à la même échelle qu'un site carrière optimisé, peut rapidement devenir chronophage pour les recruteurs, surtout lorsqu’il s’agit de répondre à chaque candidature ou de planifier des entretiens. C’est là que des modèles de mails bien conçus font toute la différence.

En utilisant des exemples de mails prêts à l’emploi, vous gagnez un temps précieux tout en offrant une expérience professionnelle et fluide à vos candidats. Dans cet article, découvrez 14 modèles essentiels pour optimiser votre communication, ainsi que des conseils pratiques pour chaque étape du recrutement.

Pourquoi avoir une communication ouverte avec vos candidats ?

Imaginez que vous envoyiez un CV pour un poste et que l'entreprise ne vous réponde jamais. Vous vous demandez : "Est-ce qu'ils ont vu ma candidature, ou mon mail s’est-il perdu dans un trou noir du recrutement ?" Pas top comme expérience, n’est-ce pas ? C'est exactement pour éviter ce genre de frustration qu'une communication ouverte et fluide est essentielle avec vos candidats.

En tant que recruteur, votre objectif n’est pas seulement de trouver le candidat idéal, mais aussi de créer une expérience professionnelle et humaine. Une entreprise qui communique bien, c’est une entreprise qui montre qu’elle est attentive, respectueuse et... qu’elle sait ouvrir ses mails ! Blague à part, une communication claire peut faire toute la différence dans un processus de recrutement.

Mais alors, pourquoi est-ce si important ? D’abord, cela permet de mettre vos candidats en confiance. Un candidat qui reçoit rapidement un retour sur sa candidature (même pour un refus) est un candidat qui se sent respecté.

Ensuite, une bonne communication évite les quiproquos. Combien de fois un entretien a-t-il été annulé ou mal compris parce que l'objet du mail n’était pas clair ou que les coordonnées étaient incomplètes ? ("On se retrouve au siège social ou à la machine à café ?") En adoptant une approche simple et directe, vous économisez du temps et montrez votre organisation. Et en plus, vous faites gagner du temps à votre équipe !

Alors, prêt à répondre à tous ces e-mails avec le sourire et avoir une marque employeur au top ? Rassurez-vous, dans cet article, on va vous donner des modèles tout prêts pour vous aider à briller. 👌

14 modèles de mail essentiels pour recruter

Réception de candidature

Vous venez de recevoir la candidature d’un candidat. C’est la première étape de votre interaction, et c’est l’occasion de poser les bases d’une relation professionnelle agréable. Ce mail sert à accuser réception, rassurer le candidat que sa candidature a bien été prise en compte et expliquer les prochaines étapes.

Un simple accusé de réception montre au candidat que son CV n’a pas disparu dans l’inconnu. Cela renforce la mise en confiance et donne une première impression positive de votre entreprise.

Objet : Accusé de réception de votre candidature
‍Bonjour [Prénom],
Nous avons bien reçu votre candidature pour le poste de [intitulé du poste]. Merci d’avoir pris le temps de nous transmettre votre CV et votre lettre de motivation.
Notre équipe va examiner votre profil avec attention, et nous reviendrons vers vous sous [délai précis]. Si vous avez des questions d’ici là, n’hésitez pas à nous contacter à [adresse e-mail].
Merci encore pour votre intérêt à rejoindre le sein de notre entreprise !
Cordialement, [Votre nom et fonction]

Échange téléphonique

Vous souhaitez organiser un échange téléphonique pour une première prise de contact. Cela peut être une étape rapide pour clarifier certains points du profil ou présenter l'entreprise.

Objet : Invitation à un échange téléphonique
Bonjour [Prénom],
Suite à votre candidature pour le poste de [intitulé du poste], nous souhaiterions organiser un court échange téléphonique pour mieux connaître votre profil et vous en dire davantage sur le poste et notre entreprise.
Seriez-vous disponible pour un appel de [durée estimée] le [date et heure] ? Si cet horaire ne vous convient pas, n’hésitez pas à nous proposer une autre disponibilité.
Nous sommes impatients d’en savoir plus sur votre parcours !
Cordialement, [Votre nom et fonction]

Convocation entretien

Vous passez à une étape clé : le candidat est invité à un entretien. Ce mail doit inclure toutes les informations nécessaires pour que le rendez-vous se déroule dans les meilleures conditions. Il est essentiel d’être précis dans les informations données (date, heure, lieu, interlocuteurs) pour éviter toute confusion. Une bonne préparation commence par une communication claire.

Objet : Convocation à un entretien pour le poste de [intitulé du poste]
Bonjour [Prénom],
Nous avons le plaisir de vous inviter à un entretien pour le poste de [intitulé du poste] que vous avez postulé.
Détails de l’entretien :
- Date : [date]
- Heure : [heure]
- Lieu : [adresse précise ou lien pour un entretien en visio]
- Interlocuteurs : [noms et postes des participants]
Cet entretien sera l’occasion d’échanger sur votre parcours, vos compétences, et le rôle au sein de notre entreprise. Si vous avez des questions ou des empêchements, merci de nous en informer rapidement.
À bientôt, [Votre nom et fonction]

Proposition d'entretien

Vous proposez un entretien sans encore fixer de date précise. Ce type de mail permet de laisser le choix au candidat tout en facilitant l’organisation. Donner une certaine flexibilité montre que vous êtes attentif aux contraintes du candidat et mettez en avant une bonne expérience humaine dès le départ.

Objet : Proposition d’entretien pour le poste de [intitulé du poste]
Bonjour [Prénom],
Nous souhaiterions organiser un entretien pour échanger avec vous sur votre candidature pour le poste de [intitulé du poste]. Pourriez-vous nous indiquer vos disponibilités sur les prochains jours ?
Cet échange pourra se faire [en présentiel ou en visio], selon ce qui vous convient le mieux. Nous restons flexibles pour nous adapter à votre emploi du temps.
Merci d’avance pour votre retour, [Votre nom et fonction]

Rappel ou modification d'entretien

Vous devez rappeler un candidat à propos d’un entretien déjà planifié ou modifier la date/heure. Ce mail doit être rapide, mais rester professionnel. Montrer que vous respectez le temps du candidat et lui donner une alternative claire en cas de modification renforce votre image de recruteur organisé.

Objet : [Rappel/Modification] de votre entretien pour le poste de [intitulé du poste]
Bonjour [Prénom],
[En cas de rappel :] Nous vous rappelons que votre entretien pour le poste de [intitulé du poste] est prévu le [date], à [heure]. Merci de nous informer si vous avez besoin de précisions ou si vous êtes dans l’impossibilité d’y assister.
[En cas de modification :] Suite à un imprévu, nous devons malheureusement modifier la date/heure de votre entretien initialement prévu le [ancienne date]. Seriez-vous disponible le [nouvelle date et heure] à la place ?
Nous nous excusons pour ce changement et vous remercions pour votre compréhension.
Cordialement, [Votre nom et fonction]

Retour sur entretien

Vous envoyez un retour suite à un entretien. Ce mail est crucial pour maintenir la transparence et l’honnêteté avec le candidat, qu’il s’agisse d’un retour positif ou négatif. Fournir un feedback, même en cas de refus, montre du respect envers le candidat et améliore son expérience globale avec votre entreprise.

Objet : Retour suite à notre entretien pour le poste de [intitulé du poste]
Bonjour [Prénom],
Nous vous remercions pour le temps que vous avez consacré à notre entretien pour le poste de [intitulé du poste]. Après une analyse approfondie de votre profil, nous souhaitons vous [en cas de refus : informer que nous ne poursuivrons pas votre candidature] / [en cas d’acceptation : proposer de rejoindre notre équipe !].
[En cas de refus :] Votre parcours et vos compétences nous ont impressionnés, mais nous avons choisi un candidat dont le profil correspond davantage aux besoins immédiats de ce poste. Nous espérons rester en contact pour d’éventuelles opportunités futures.
[En cas d’acceptation :] Nous sommes ravis de vous annoncer que nous souhaitons passer à la prochaine étape ! Nous vous enverrons très prochainement les détails nécessaires pour continuer ce processus.
Cordialement, [Votre nom et fonction]

Opportunité professionnelle - Demande de contact

Vous avez repéré un profil intéressant (par exemple sur LinkedIn ou via une cvthèque) et souhaitez initier un contact pour présenter une opportunité professionnelle. Ce mail doit être engageant et personnalisé. Il montre au candidat qu’il a été choisi spécifiquement pour ses compétences et son expérience, tout en restant professionnel et chaleureux.

Objet : Une opportunité au sein de notre équipe qui pourrait vous intéresser
Bonjour [Prénom],
Je me permets de vous contacter car j’ai découvert votre profil [source : LinkedIn, cvthèque, etc.], et je suis convaincu(e) que vos compétences et votre expérience correspondent parfaitement à une opportunité au sein de notre entreprise.
Le poste en question est [intitulé du poste], et il consiste principalement à [description succincte des missions]. Si cela peut vous intéresser, seriez-vous disponible pour échanger rapidement par téléphone ou en visio ?
N’hésitez pas à me répondre ou à me donner vos disponibilités. Vous pouvez également me joindre directement au [votre numéro].
En espérant avoir l’occasion de discuter avec vous bientôt,
Cordialement, [Votre nom et fonction]

Relance candidat

Vous attendez une réponse de la part d’un candidat (après un entretien, une proposition d’emploi ou une autre étape), et il est nécessaire de le relancer.

Une relance bien formulée montre que vous êtes toujours intéressé par le candidat, tout en lui rappelant qu’il doit donner suite rapidement. L’idée est de rester professionnel tout en étant poli et respectueux.

Objet : Suivi de votre candidature pour le poste de [intitulé du poste]
Bonjour [Prénom],
Je me permets de vous recontacter concernant votre candidature pour le poste de [intitulé du poste]. Nous avions convenu de [rappel du dernier échange ou action attendue].
Si vous avez des questions ou des précisions à nous apporter, n’hésitez pas à répondre directement à cet e-mail ou à me joindre au [votre numéro].
Dans tous les cas, je reste à votre disposition et espère avoir rapidement de vos nouvelles. 😊
Cordialement, [Votre nom et fonction]

Candidat recruté

Vous annoncez au candidat qu’il est retenu pour le poste. C’est probablement l’un des moments les plus gratifiants de votre travail ! Ce mail doit être enthousiaste, clair et donner les informations nécessaires pour la suite (documents à fournir, date de début, etc.). Il est aussi l’occasion de valoriser le candidat et de lui souhaiter la bienvenue.

Objet : Félicitations et bienvenue dans notre équipe !
Bonjour [Prénom],
Nous sommes ravis de vous annoncer que vous êtes sélectionné(e) pour le poste de [intitulé du poste] au sein de notre entreprise ! 🎉
Votre profil et vos compétences ont véritablement marqué notre équipe, et nous sommes convaincus que vous apporterez une réelle valeur à notre équipe. Nous souhaitons donc vous accueillir dès le [date prévue de début].
Pour finaliser votre intégration, nous aurons besoin des documents suivants : [liste des documents]. N’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions ou si vous avez besoin de précisions sur cette étape.
Nous avons hâte de vous voir à [lieu de travail] et de commencer cette belle collaboration !
Cordialement, [Votre nom et fonction]

Refus

Personne n’aime refuser une candidature, mais c’est une étape inévitable du recrutement. Un refus bien formulé peut transformer une expérience négative en opportunité pour renforcer votre marque employeur et laisser une bonne impression au candidat.

Le secret ? Être honnête, respectueux et, si possible, apporter un peu de valeur au candidat en lui donnant des conseils ou en restant ouvert à des opportunités futures.

Candidature spontanée

Un candidat vous a envoyé une candidature spontanée, mais vous n’avez pas de poste correspondant à lui proposer pour le moment.

Objet : Merci pour votre candidature spontanée
Bonjour [Prénom],
Nous vous remercions pour l’intérêt que vous portez à notre entreprise et pour votre candidature spontanée. Votre profil est intéressant, mais nous ne disposons actuellement d’aucun poste correspondant à vos compétences et à votre expérience.
Sachez que nous conserverons votre CV dans notre base de données et que nous n’hésiterons pas à vous recontacter si une opportunité se présente à l’avenir.
En attendant, nous vous souhaitons beaucoup de succès dans vos recherches et restons à votre disposition pour toute question.
Cordialement, [Votre nom et fonction]

Manque d'expérience

Le candidat n’a pas suffisamment d’expérience pour le poste proposé, mais il pourrait être un bon candidat dans quelques années. Mettez en avant le potentiel du candidat tout en expliquant pourquoi il n’est pas retenu cette fois-ci.

Objet : Votre candidature pour le poste de [intitulé du poste]
Bonjour [Prénom],
Nous vous remercions d’avoir postulé au poste de [intitulé du poste]. Après avoir examiné votre profil, nous avons constaté que vos compétences et votre expérience actuelles ne répondent pas pleinement aux exigences de ce poste.
Cela dit, nous voyons un réel potentiel dans votre parcours, et nous vous encourageons à continuer de développer vos compétences dans ce domaine. Nous espérons avoir l’occasion de collaborer avec vous à l’avenir.
Merci encore pour votre intérêt envers notre entreprise, et nous vous souhaitons beaucoup de réussite dans vos projets professionnels.
Cordialement, [Votre nom et fonction]

Ne correspond pas à l'offre

Le profil du candidat ne correspond pas aux besoins spécifiques de l’offre d’emploi. Soyez clair tout en restant respectueux, et montrez au candidat que sa candidature a été examinée sérieusement.

Objet : Votre candidature pour le poste de [intitulé du poste]
Bonjour [Prénom],
Merci d’avoir postulé pour le poste de [intitulé du poste]. Après un examen attentif de votre candidature, nous avons conclu que votre profil ne correspond pas entièrement aux besoins spécifiques de ce poste.
Nous apprécions néanmoins la qualité de votre parcours et tenons à vous remercier pour l’intérêt que vous portez à notre entreprise. Nous vous souhaitons beaucoup de succès dans vos futures recherches d’emploi.
Cordialement, [Votre nom et fonction]

Offre expirée

Le candidat a postulé pour un poste qui n’est plus disponible. Soyez transparent sur la situation et proposez des alternatives si possible, comme des opportunités futures ou d’autres postes ouverts.

Objet : Poste de [intitulé du poste] – Candidature reçue trop tard
Bonjour [Prénom],
Merci d’avoir postulé pour le poste de [intitulé du poste]. Malheureusement, ce poste a déjà été pourvu avant la réception de votre candidature.
Nous tenons néanmoins à vous remercier pour votre intérêt et à vous encourager à consulter régulièrement notre site carrière pour de futures opportunités au sein de notre entreprise.
Nous vous souhaitons une belle continuation dans vos démarches professionnelles.
Cordialement, [Votre nom et fonction]

Profil intéressant mais pas retenu

Le candidat a un bon profil, mais un autre candidat a été préféré pour ce poste. Reconnaître les points positifs du candidat montre que vous respectez ses efforts, tout en étant honnête sur votre décision.

Objet : Retour sur votre candidature pour le poste de [intitulé du poste]
Bonjour [Prénom],
Merci d’avoir pris le temps de postuler pour le poste de [intitulé du poste] et de nous rencontrer lors des différentes étapes du processus. Après une analyse approfondie de votre profil et de votre expérience, nous avons décidé de poursuivre avec un autre candidat dont les compétences répondent plus précisément aux besoins du poste.
Cela ne remet aucunement en question la qualité de votre parcours, que nous avons beaucoup apprécié. Nous conserverons votre candidature et espérons avoir l’occasion de collaborer avec vous dans le futur.
Nous vous remercions pour votre confiance et vous souhaitons beaucoup de réussite dans vos projets professionnels.
Cordialement, [Votre nom et fonction]

Mes conseils pour un entretien réussi

Un entretien d’embauche est une étape clé pour évaluer un candidat, mais aussi pour représenter votre entreprise de manière professionnelle et accueillante. Un bon entretien ne se limite pas à poser des questions : il doit permettre un véritable échange, bénéfique pour les deux parties. Voici quelques conseils de recrutement pour que vos entretiens soient efficaces et respectueux du temps et de l’énergie investis par le candidat.

1. Préparez-vous minutieusement

Un entretien réussi commence par une bonne préparation. Relisez le CV, la lettre de motivation et toutes les informations déjà collectées sur le profil du candidat. Cela montre que vous prenez son candidature au sérieux et vous aide à poser des questions pertinentes.

Astuce : Préparez une liste de points précis à éclaircir, comme une expérience, une compétence technique ou une période d’inactivité dans le parcours.

2. Clarifiez le déroulement de l’entretien

Dès le début de l’entretien, expliquez brièvement son déroulement : une présentation de votre entreprise, un échange sur son parcours, puis un moment pour ses questions. Cela met le candidat à l’aise et structure la discussion.

Pourquoi c'est important : Une approche claire montre votre professionnalisme et aide à éviter les malentendus.

3. Posez des questions ouvertes

Optez pour des questions ouvertes qui encouragent le candidat à développer ses réponses. Par exemple :

• “Pouvez-vous me parler de votre rôle le plus récent et de vos réalisations principales ?”
• “Comment gérez-vous les situations difficiles dans votre travail ?”

4. Prenez des notes

Pour éviter d’oublier des détails importants, prenez des notes pendant l’entretien. Cela peut concerner des points précis du profil, des réponses marquantes ou des éléments à approfondir. Veillez toutefois à maintenir un contact visuel pour ne pas paraître trop détaché.

5. Restez attentif au langage corporel

Le langage non verbal du candidat peut fournir des indications précieuses sur son niveau de confort, son intérêt pour le poste et sa confiance en lui. Gardez également un œil sur votre propre posture pour encourager un échange ouvert et respectueux.

6. Finissez en précisant les prochaines étapes

Terminez chaque entretien en expliquant les suites du processus : qui prendra contact, sous quel délai, et quelles seront les étapes suivantes. Cela évite toute incertitude et montre que vous respectez le temps du candidat.

Exemple : "Nous vous tiendrons informé de notre décision sous une semaine. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter."

Un entretien bien mené repose sur une préparation minutieuse, une communication claire et une attitude respectueuse. Ces pratiques renforcent non seulement la qualité de votre recrutement, mais aussi la perception de votre entreprise par les candidats. Prenez ces conseils comme des outils pour établir des échanges authentiques et productifs.

Tant que vous y êtes, découvrez aussi nos modèles d'offres d'emploi !