Qu'est-ce qu'un ATS : le logiciel de gestion des candidatures

Qu'est-ce qu'un ATS (Applicant Tracking System) ?

Définition et rôle d'un ATS

Un ATS (Applicant Tracking System) ou logiciel de recrutement, est un outil de gestion de recrutement conçu pour simplifier et améliorer chaque étape du processus de recrutement. Utilisé par les entreprises pour gérer les candidatures et les processus de recrutement, il permet de centraliser toutes les informations relatives aux candidats et de suivre leur progression tout au long du processus de recrutement.

En intégrant cet outil, les entreprises peuvent améliorer l'efficacité de leurs processus de recrutement, attirer davantage de candidats qualifiés et assurer une meilleure expérience candidat.

Les principales fonctionnalités d'un ATS

Les ATS modernes offrent une gamme étendue de fonctionnalités, notamment :

• Centralisation des candidatures : Tous les CVs sont regroupés en un seul endroit, facilitant ainsi la gestion et le suivi des profils que vous avez reçus.
• Multidiffusion des annonces : Les offres d'emploi peuvent être diffusées sur de nombreux jobboards en un seul clic (LinkedIn, Indeed, France Travail,...), ce qui augmente considérablement la visibilité des postes (et vous fait gagner du temps).
• Automatisation des tâches : L'envoi d'e-mails, la prise de rendez-vous pour les entretiens et les relances sont automatisés et intégrés directement depuis la plateforme, ce qui permet de gagner du temps.
• Création d'un site carrière : Mettre en place une page carrière personnalisable dédié aux annonces d'emploi de l'entreprise pour améliorer la marque employeur.
• Analyse et reporting : Des outils d'analyse permettent de suivre l'efficacité des campagnes de recrutement et d'affiner les processus en cours.
• Sécurisation des données : Conformité aux normes RGPD pour assurer la protection des informations des profils.

Vous souhaitez découvrir plus en détail les fonctionnalités des ATS ?

Différence entre un ATS et d'autres outils RH

Un ATS se distingue des autres solution RH par sa spécialisation. Alors que les outils RH traditionnels gèrent les aspects administratifs des ressources humaines, comme la paie et les avantages, l'ATS est spécifiquement conçu pour le recrutement.

Il utilise des fonctionnalités avancées pour le sourcing, la diffusion des postes, le suivi des candidatures, et l'analyse des statistiques de recrutement, offrant ainsi une produit complète et spécialisée pour les équipes de recrutement. Autrement dit, alors qu'un SIRH va davantage être concentré sur les salariés internes de l'entreprise, l'ATS sera davantage orienté sur l'extérieur grâce à ses connexions.

Pourquoi adopter un ATS pour vos recrutements ?

Avantage n°1 : Réduction du temps de traitement des candidatures

Un logiciel de recrutement permet de réduire considérablement le temps nécessaire pour traiter les candidats. Grâce à l'automatisation des actions chronophages sans valeur ajoutée, les recruteurs peuvent se concentrer sur l'essentiel : l'évaluation des candidats. En centralisant les informations et en facilitant l'accès à celles-ci, l'Applicant Tracking System améliore l'efficacité du processus.

Le saviez-vous ? Selon une étude de Gartner, les équipes RH en période de recrutement ont un gain de 40% de productivité en utilisant un ATS.

En plus de réduire le temps de traitement, un ATS permet d'automatiser de nombreuses tâches répétitives, comme l'envoi de mails de suivi, la planification des entretiens, ou encore le tri initial des candidatures grâce au parsing de CV. Cela libère les équipes RH des actions sans réelle valeur ajoutée, leur permettant de se concentrer sur leur cœur de métier : l’évaluation des compétences, l'analyse des soft skills et la qualité des échanges avec les candidats.

Grâce à cette automatisation, le recrutement devient plus stratégique, laissant de côté les contraintes administratives et procédurales.

Avantage n°2 : Amélioration de l'expérience candidat

L'ATS améliore l'expérience candidat en offrant une outil intuitif et facile à utiliser pour les postulants. Les candidats peuvent postuler rapidement et suivre l'état de leur candidature en temps réel. De plus, les communications automatisées garantissent que les postulants restent informés à chaque étape du processus, ce qui renforce leur engagement et leur satisfaction.

Avantage n°3 : Centralisation et parsing des CVs

Toutes les candidatures sont centralisées en un seul endroit. Cela facilite non seulement la gestion des candidatures mais permet également de mieux suivre les progrès de chaque candidat. Les recruteurs peuvent ainsi accéder rapidement aux éléments nécessaires et prendre des décisions éclairées.

Avantage n°4 : Collaboration renforcée entre les équipes de recrutement

Ces outils favorisent la collaboration entre les membres de l'équipe de recrutement. Les recruteurs, les managers et les autres parties prenantes peuvent partager des notes, évaluer les profils et communiquer facilement. Cette collaboration accrue permet d'aligner les objectifs de recrutement et d'améliorer la prise de décision.

Le saviez-vous ? Selon Micheal Page, les entreprises ont 30% de turnover en moins lorsqu'ils engagent avec un recrutement collaboratif.

Avantage n°5: Conformité légale avec la RGPD

L'ATS assure la conformité avec les réglementations comme le RGPD. En centralisant et en sécurisant les données des CVs, il garantit que les informations sensibles sont protégées et que les entreprises respectent les obligations légales en matière de gestion des données personnelles.

Avantage n°6 : Optimisation des campagnes de recrutement

Grâce aux outils d'analyse et de reporting intégrés, l'ATS permet d'optimiser les campagnes de recrutement. Les recruteurs peuvent identifier les sources les plus efficaces des CVs, ajuster leurs stratégies en conséquence et améliorer continuellement leurs processus de recrutement.

Comment choisir le bon ATS pour votre entreprise ?

Critères de sélection d'un ATS

Choisir un ATS adapté aux besoins spécifiques de votre entreprise nécessite de prendre en compte plusieurs critères, tels que :

• Facilité d'utilisation : L'interface doit être intuitive pour tous les utilisateurs, qu'ils soient recruteurs, managers ou candidats.
• Fonctionnalités proposées : Assurez-vous qu'il offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour optimiser votre procédure de sélection. A l'inverse ne prenez pas un produit qui est trop complexe, vous risquerez de payez trop cher et de perdre en efficacité.
• Intégration avec d'autres outils : L'ATS doit pouvoir s'intégrer facilement avec les autres outils et logiciels RH que vous utilisez déjà.
• Coût : Évaluez le coût total de l'ATS, y compris les frais de licence, de mise en œuvre et de support.

Questions à se poser avant de choisir un ATS

Avant de prendre un ATS, posez-vous les questions suivantes :

• Quels sont vos principaux défis en matière de recrutement ?
• Quelles besoins sont indispensables pour votre entreprise ?
• Combien de membres de l'équipe utiliseront l'ATS (recruteurs, managers,..)?
• Quel est votre budget pour cette solution ?
• Comment s'intègre-t-il avec vos processus et outils existants ?
• Avez-vous déjà des comptes / crédits auprès de certains sites d'emploi

Il existe de nombreux comparatifs des ATS en ligne pour vous aider à en choisir un, cependant, demander une démo reste toujours une des meilleures options !

Les fonctionnalités incontournables d'un ATS

Interface intuitive et personnalisable

Une navigation intuitive et personnalisable est cruciale pour garantir une adoption rapide et efficace de cette solution par tous les utilisateurs. La plateforme doit être facile à naviguer et permettre une personnalisation selon vos besoins.

Création d'offres d'emploi assistée par AI intelligence Artificielle

L'intelligence artificielle peut grandement simplifier la création de postes en suggérant des descriptions de poste et des compétences basées sur les meilleures pratiques et les datas historiques.

Diffusion des offres d'emploi sur une multitude de jobboards

Un bon ATS doit permettre de diffuser les opportunités d'emploi sur une multitude de sites d'emploi (gratuit et payants) et de plateformes de recrutement, augmentant ainsi la portée de vos annonces.

Gestion automatisée des candidats

Automatiser la gestion des Curriculum Vitae permet de réduire les actions répétitives et de se concentrer sur l'évaluation qualitative des candidats. Le parsing de CV qui permet d'extraire tous les datas des documents permet également de faire gagner un temps considérable.

Analyse et reporting détaillés

Des outils d'analyse et de reporting détaillés sont essentiels pour mesurer l'efficacité des processus d'embauche et pour identifier les points à améliorer.

Création d'un site carrière

La création d'un site carrière dédié et personnalisable permet de présenter les offres d'emploi de manière professionnelle et d'améliorer l'image de marque de l'entreprise.

Sécurisation des données et conformité RGPD

La sécurisation des données et la conformité RGPD sont essentielles pour protéger les datas des candidats et assurer que les pratiques de recrutement respectent les réglementations en vigueur.

Interface intuitive et personnalisable

Une navigation intuitive et personnalisable est cruciale pour garantir une adoption rapide et efficace de cette solution par tous les utilisateurs. La plateforme doit être facile à naviguer et permettre une personnalisation selon les besoins de l'entreprise.

Les tendances actuelles et futures des ATS‍

L'impact de l'intelligence artificielle

L'intelligence artificielle joue un rôle de plus en plus important dans les ATS, en automatisant des tâches complexes et en fournissant des insights précieux pour améliorer les processus et donc de gagner du temps.

L'importance de l'UX / UI

L'expérience utilisateur est devenue un facteur clé dans le choix d'un ATS. Une plateforme conviviale et intuitive est essentielle pour garantir une adoption rapide et une utilisation efficace de la solution.

L'intégration de l'écosystème RH

Le recrutement est devenu de plus en plus complexe et digitalisé. Il est plus que nécessaire qu'une entreprise puisse retrouver dans un seul espace tous les différents acteurs du recrutement. Que ce soit les recruteurs externes (cabinets, freelance,..), les jobboards voir même les agences RH qui accompagnent les entreprises, plus une interface centralise et permet une communication avec l'extérieur, plus elle sera pertinante.

Vers une personnalisation des étapes de recrutement

Les ATS évoluent vers une personnalisation accrue des processus d'embauche, permettant aux entreprises d'adapter les workflows et features en fonction de leurs besoins spécifiques.

Conclusion : L'ATS, un allié précieux pour vos recrutements

Un ATS apporte de nombreux points positifs, notamment la réduction du temps de traitement des candidatures, l'amélioration de l'expérience candidat, la centralisation des documents, la collaboration renforcée entre les équipes, la conformité légale, et l'optimisation des campagnes de recrutement.

Si un ATS reste un trop grand investissement pour votre entreprise, il existe quelques outils gratuits que vous pouvez adapter à vos recrutements, cependant leurs limitations risquent d'être bloquantes à partir d'un certain volume de recrutement.

Pourquoi choisir Wink ?

Notre solution se distingue par ses fonctionnalités avancées, sa navigation intuitive, sa capacité de personnalisation et son support client dédié. Conçu pour répondre aux besoins spécifiques de votre structure, Wink affine vos processus de recrutement et vous offre une expérience utilisateur inégalée.

Wink : Une solution innovante et performante

Depuis ses début, Wink a su se positionner comme un acteur incontournable dans le domaine des ATS pour PME et recruteurs indépendants. Fondée par des experts du recrutement, Wink a rapidement compris les défis uniques auxquels les PMEs sont confrontées et a développé une solution adaptée à leurs enjeux spécifiques. Grâce à une approche centrée sur l'utilisateur et des innovations technologiques, nous avons aidé plusieurs centaines d'entreprises clientes et recruteurs.

Des fonctionnalités avancées pour une efficacité maximale

Notre ATS est doté de fonctionnalités innovantes qui simplifient et améliorent chaque étape du recrutement. Voici quelques-unes des principales fonctionnalités de Wink :

• Centralisation des candidatures : Regroupez tous les candidats en un seul endroit pour une gestion et un suivi faciles.
• Multidiffusion des annonces : Diffusez vos offres d'emploi sur de nombreux sites d'emploi en un seul clic (LinkedIn, Indeed, France Travail,...) .
• Sourcing candidat : Ajoutez directement des personnes depuis LinkedIn grâce à notre extension Google Chrome.
• Connexion Mail (Gmail, Outlook, Office 365,...) : Connectez directement vos mails et agendas pour une utilisation optimale
• Automatisation des tâches : Automatisez l'envoi d'e-mails, la prise de rendez-vous pour les entretiens et les relances.
• Création d'une page carrière : Créez un site personnalisable pour améliorer votre marque employeur.
• Analyse et reporting : Utilisez des outils d'analyse pour suivre l'efficacité de vos campagnes de recrutement et optimiser vos processus.
• Sécurisation des données : Assurez la conformité aux normes RGPD pour protéger les données des candidats​​​​.

Une expertise métier intégrée

Notre expertise en recrutement est incorporée directement dans la plateforme Wink, ce qui vous permet de bénéficier de conseils de haute qualité à chaque étape du processus. Des recommandations pour la rédaction de postes, aux stratégies de diffusion sur les sites d'emploi les plus performants (LinkedIn, Indeed, France Travail,...), nous vous accompagnons pour maximiser vos chances de succès.

De plus, grâce à des partenariats avec des acteurs clés du marché du recrutement, nous offrons des solutions complètes qui répondent à tous vos besoins​​​​.

Un support client dédié et réactif

Chez Wink, nous croyons en l'importance d'un support client de qualité. Notre équipe est disponible pour vous aider à tout moment, que ce soit pour des questions techniques ou pour des conseils stratégiques. Avec une collection de plus de 100 articles et tutoriels, ainsi qu'un chatbot personnalisé, nous veillons à ce que vous tiriez le meilleur parti de notre produit pour nos clients​​.

Des résultats mesurables et une adoption rapide

Grâce à notre interface intuitive et à nos outils d'analyse, nos clients constatent rapidement des améliorations significatives dans leurs processus de recrutement. En moyenne, nos clients gagnent entre 6 et 8 heures par semaine grâce à l'automatisation et à l'optimisation des tâches administratives​​. De plus, notre taux de transformation des candidats est supérieur de 40 %, ce qui réduit les erreurs de recrutement et optimise les ressources​​​​.