Applicant Tracking System (ATS) : Tout savoir sur l'outil indispensable des recruteurs

Un Applicant Tracking System (ATS) est un outil indispensable pour simplifier et optimiser vos recrutements. Il centralise les candidatures, diffuse vos offres d’emploi, et vous aide à trier les profils rapidement, tout en améliorant l'expérience candidat. Que vous soyez une petite ou grande entreprise, un ATS vous fait gagner du temps et améliore l'efficacité de vos équipes RH.

Dans cet article, on vous explique pourquoi un ATS peut transformer vos recrutements, quelles sont ses fonctionnalités magiques, et comment choisir celui qui vous conviendra le mieux. On vous glisse même quelques alternatives gratuites si vous n’êtes pas encore prêt à sauter le pas. Prêt à recruter comme un pro ? On vous dit tout !

Qu'est-ce qu'un Applicant Tracking System ?

Un Applicant Tracking System (ou ATS pour les intimes) est un logiciel qui aide les entreprises à gérer leurs recrutements. Il centralise les CV, permet de diffuser des offres d'emploi, automatise le processus de recrutement, et trie les candidatures en un clin d'œil. C'est un peu comme avoir un assistant hyper organisé qui ne dort jamais et fait tout à votre place, même lire les CV ! Une solution indispensable pour être efficient et améliorer l'expérience candidat.

Quelles sont les fonctionnalités d’un bon Applicant Tracking System ?

Créer directement vos offres d'emploi

Plus besoin de vous connecter à chaque site d'emploi pour générer vos annonces. L'ATS vous permet de rédiger et publier vos offres d'emploi en un seul endroit, tout en respectant les normes de chaque plateforme. Un vrai gain de temps, surtout quand vous devez gérer plusieurs postes à la fois.

Permettre la multidiffusion sur de nombreux sites d'emploi

Vous en avez marre de copier-coller votre annonce sur différents sites ? Avec l'ATS, vous la publiez une fois et elle est automatiquement envoyée sur plusieurs plateformes comme LinkedIn, Indeed, ou encore des sites spécialisés.

Parsing de CV (extraction d'informations automatisée des CV)

Plus besoin de lire des CV et d'entrer les informations dans un tableur !

Vous n'avez plus à entrer manuellement les informations des candidats dans votre base de données. L’ATS extrait automatiquement les infos essentielles (nom, compétences, expérience, etc.) des CV.

Trier efficacement et rapidement les candidatures

Imaginez recevoir des dizaines (voire des centaines) de candidatures pour une seule offre. Un bon ATS va vous permettre de filtrer rapidement les profils qui correspondent à vos critères. Grâce à des filtres avancés, tels que les compétences, l’expérience ou encore les diplômes, l’ATS vous aide à éliminer les candidatures non pertinentes dès le départ.

Vous pourrez ainsi trouver le bon candidat en un clin d'œil sans passer des heures à éplucher des CV.

Planifier des entretiens avec vos candidats

Finies les allers-retours par email pour organiser un entretien. L'ATS intègre un calendrier et vous permet de planifier des entretiens avec vos candidats en quelques clics, avec des rappels automatiques pour que tout le monde soit au bon endroit au bon moment.

Communiquer par mail avec vos candidats

Avec l'ATS, vous pouvez envoyer des emails de suivi, des convocations d'entretien, ou encore des réponses automatiques aux candidats directement depuis la plateforme..

Constituer une CVthèque

Un bon ATS vous permettra de créer votre propre base de candidats potentiels, même ceux que vous n’embauchez pas tout de suite. Cela vous permet d’avoir une réserve de talents intéressants pour vos futures recherches.

Le saviez-vous ? Selon Regionsjobs, 40% des recrutements se font à partir des viviers de candidats existants !

Un outil avant tout collaboratif

Le recrutement est rarement un travail en solo.

Un ATS vous permet de partager les candidatures avec vos collègues, managers, ou même des clients internes. Vous pouvez échanger des notes, donner votre avis et décider en équipe !

Respecter le RGPD lors du recrutement

Pas question de négliger la protection des données dans le recrutement. Avec la réglementation qui évolue constamment, les règles autour de la collecte et du traitement des données des candidats deviennent de plus en plus complexes. Le non-respect du RGPD peut entraîner des amendes sévères, sans parler de l'impact négatif sur la marque employeur.

Heureusement, un ATS moderne vous aide à rester en conformité avec ces obligations légales. Il gère automatiquement les consentements des candidats, garantit le droit à l'oubli, et sécurise les données sensibles. Vous pouvez ainsi stocker et traiter les informations personnelles de manière sécurisée, sans craindre d'enfreindre le RGPD. Plus la législation devient stricte, plus il est crucial d’avoir une solution qui s’adapte à ces évolutions pour protéger à la fois votre entreprise et vos candidats.

Suivre les performances de vos recrutements avec des statistiques détaillées

Un bon ATS ne se contente pas de gérer vos candidatures, il vous permet aussi de mesurer l’efficacité de vos processus de recrutement. Vous pouvez consulter des rapports détaillés sur le nombre de candidatures, le temps de traitement, et bien plus encore. Une bonne manière de savoir où vous en êtes et d'ajuster votre stratégie si besoin !

Améliorer votre marque employeur avec un site carrière personnalisé

Enfin, un ATS vous permet de personnaliser un site carrière qui reflète l’image de votre entreprise. C’est la vitrine que voient les candidats lorsqu’ils postulent chez vous, alors autant faire bonne impression !

Un site bien conçu peut grandement améliorer votre marque employeur, attirer les meilleurs talents et faciliter vos recrutements.

Pourquoi utiliser un Applicant Tracking System pour vos recrutements ?

Il se peut que vous ayez quand même du mal à vous projeter comment ce type de solution peut vous aider. Voici de nombreux problèmes auxquels font face les entreprises au quotidien, et comment un Applicant Tracking System peut aider.

Vous ne trouvez pas assez de candidats

Si vous avez du mal à attirer suffisamment de candidats, un ATS peut vous aider en multidiffusant vos offres sur plusieurs jobboards en un seul clic. Plus de visibilité, plus de chances d'attirer les bons profils, sans effort supplémentaire de votre part.

Vous recevez beaucoup de candidatures

Avec un ATS, vous pouvez trier efficacement les profils en fonction de vos critères grâce à des filtres comme les compétences, l'expérience, ou encore les diplômes. Vous gagnez ainsi du temps tout en restant concentré à recruter les profils pertinents.

Vous passez des heures à diffuser manuellement vos offres d'emploi sur chaque jobboard

Si vous copier-collez vos annonces sur plusieurs plateformes, les ATS sont là pour vous.

Il vous permet de créer vos offres d'emploi directement dedans et de les diffuser automatiquement sur tous les sites pertinents. Résultat ? Moins d'efforts consacrés à publier, plus d'énergie pour vos recrutements.

Vous manquez de statistiques sur vos recrutements

Vous avez l'impression de travailler dans le noir ? Un ATS vous offre des statistiques détaillées sur vos processus de recrutement : nombre de candidatures, durée d'embauche, et points à améliorer. Fini le recrutement à l’aveugle, vous avez toutes les données en main pour optimiser vos processus !

Vous avez envie de travailler sur votre marque employeur

Celle-ci se développe avec un site carrière attractif ! Et un bon ATS vous permet d'en déployer en seulement quelques clics.

Vous avez le sentiment d’utiliser trop d’outils différents

Vous jonglez peut-être avec plusieurs logiciels, de l’email à Excel en passant par les sites d'emploi.

Avec un ATS, vous centralisez tout : publication des offres, gestion des candidatures, planification des entretiens, et même les échanges avec les candidats. Tout est réuni en un seul endroit pour un travail plus fluide et sans perte d’information.

‍Vous cherchez une solution pour recruter plus efficacement en équipe

Les ATS sont collaboratifs. Ils permettent de partager les candidatures, d'échanger des avis, et de prendre des décisions en équipe. Vous travaillez ainsi de manière plus harmonieuse avec vos collègues, managers, ou clients internes, en évitant les longs fils de mails et les informations perdues.

Comment choisir le bon Applicant Tracking System pour vous ?

Choisir le bon ATS peut paraître compliqué. Heureusement, nous avons préparé des questions clés pour orienter votre décision !

Quels sont mes défis principaux en matière de recrutement ?

Commencez par identifier ce qui vous freine le plus : manque de candidats, gestion du volume, manque de temps ? Un bon ATS doit répondre directement à ces défis. Vous triez des candidatures à la main ? Optez pour un ATS avec une fonction de parsing de CV.

Quelles fonctionnalités sont indispensables ?

Faites une liste des fonctionnalités dont vous ne pouvez pas vous passer. Multidiffusion, gestion des entretiens, ou encore suivi des statistiques ? Gardez l’essentiel à l’esprit : si l’ATS ne coche pas vos cases, passez votre chemin !

De nombreux sites proposent des comparateurs de fonctionnalités d'Applicant Tracking System !

Combien de personnes se serviront du logiciel ?

Vous êtes une petite équipe ou une grosse machine ? Le nombre d’utilisateurs va clairement influencer votre choix. Si l'ATS est destiné à être utilisé uniquement par le service RH, un outil simple et efficace peut suffire. Mais si vous envisagez que d’autres collaborateurs, comme vos managers, se servent également de l’outil, il est essentiel qu’il soit accessible à tous, même aux moins familiers avec la technologie.

Si vos managers vont se servir de votre outil, l'ATS doit être intuitif, afin de ne pas nécessiter une formation de 3 heures au préalable. Plus l'outil est collaboratif et facile à prendre en main, plus le reste de votre équipe sera efficace et impliquée dans le recrutement.

Quel est mon budget pour cette solution ?

Soyons honnêtes : un ATS, c’est un investissement. Mais pensez à ce que vous gagnez en retour. Temps, efficacité, réduction des erreurs. Faites un budget raisonnable, mais n’oubliez pas qu’un bon ATS va vous faire économiser plus que ce qu’il coûte !

Comment cet outil vas t-il s'intégrer dans mes processus existants ?

Votre équipe est déjà habituée à certains outils ? Vérifiez que l’ATS s’intègre facilement dans vos processus actuels. Personne ne veut d’un logiciel qui complique tout ! Si vous utilisez déjà des outils comme des calendriers ou des plateformes de messagerie, assurez-vous que l'ATS puisse s'y connecter sans souci.

Avez-vous déjà des comptes / crédits auprès de certains sites d'emploi ?

Vous avez déjà des crédits sur LinkedIn, Indeed, ou d'autres sites ? Choisissez un ATS qui vous permet de multidiffuser vos annonces sans perdre vos avantages.

En répondant à ces questions, vous serez mieux armé pour trouver l’ATS qui correspond vraiment à vos besoins et à ceux de votre équipe.

Comme Abraham Lincoln a dit : "Donnez-moi six heures pour abattre un arbre, et je passerai les quatre premières à affûter la hache." Prenez donc votre temps pour faire le bon choix !

Les alternatives gratuites

Vous n’êtes pas encore prêt à investir dans un ATS ? Pas de souci, il existe des alternatives gratuites pour gérer vos recrutements, même si elles ne sont pas aussi complètes qu’un logiciel dédié. Voici quelques options :

‍

Si ces alternatives gratuites peuvent être utiles, elles nécessitent souvent l’utilisation de plusieurs outils à la fois pour couvrir l'ensemble du processus de recrutement. Vous allez faire des allers-retours entre vos tableurs, les CVthèques et les jobboards, ce qui peut rapidement devenir chronophage et compliqué à gérer. Un ATS, quant à lui, regroupe toutes ces fonctionnalités en un seul outil, vous faisant gagner du temps et optimisant vos efforts.