Comment préparer la grille d'evaluation pour l'entretien d'embauche ?
Rédiger une grille d'entretien
L'entretien d'embauche est une étape cruciale du processus de recrutement, où le recruteur a la possibilité d'évaluer mieux les compétences du candidat. Le premier aspect crucial d'un entretien est la préparation. Il est essentiel de bien connaître le profil du candidat, son CV, sa lettre de motivation et sa candidature en général. Durant l'entretien, il est important de poser les bonnes questions pour évaluer correctement les compétences techniques et interpersonnelles du candidat. Il est également essentiel d'offrir au candidat une bonne impression de votre organisation et du poste vacant. Il est conseillé de terminer l'entretien avec un récapitulatif des étapes suivantes, afin que le candidat comprenne clairement ce qu'il peut attendre du processus de recrutement.
La notation pour l'entretien d'embauche
Dans le cas de l'embauche d'un assistant administratif, il y a certaines spécificités à prendre en compte. Les compétences organisationnelles et les compétences en-responsabilité sont essentielles pour ce rôle, il faudra donc veiller à poser des questions qui permettent d'apprécier ces compétences. Les compétences en communication sont également importantes, car l'assistant administratif est souvent l'interlocuteur principal pour les clients et les partenaires. Il pourrait être utile d'inclure une composante de test pratique dans l'entretien, pour évaluer les capacités d'organisation et de gestion du temps du candidat. En fin d'entretien, assurez-vous de donner le bon aperçu du rôle, y compris les attentes et les défis potentiels.
Savoir-être attendus
Pouvez-vous me parler d’une situation où vous avez dû gérer plusieurs tâches en même temps ? Comment avez-vous fait pour vous organiser et gérer votre temps ?
Le candidat devrait décrire une situation où il a dû jongler avec plusieurs tâches en même temps et comment il a réussi à les accomplir sans rater des échéances ou compromettre la qualité de son travail.
Soft skills attendus
Cela montrera sa capacité à gérer son temps et multi-tâches, ce qui est essentiel pour un assistant administratif qui doit souvent gérer plusieurs tâches en même temps.
Racontez-moi une situation où vous avez dû faire face à un conflit à votre ancien poste. Comment avez-vous géré cela ?
Le candidat devrait être capable de donner un exemple où il a dû gérer un conflit, que cela soit avec un collègue, un supérieur ou un client. Idéalement, sa réponse démontrera qu'il a pu résoudre ce conflit de manière constructive et professionnelle.
Soft skills attendus
C'est une façon de sonder la capacité de résolution de conflits du candidat, une compétence cruciale pour un assistant administratif qui peut souvent être le point de contact entre diverses parties.
Décrivez une situation où vous avez dû résoudre un problème par vous-même.
Le candidat devrait pouvoir décrire une situation où il a été capable de créer une solution efficace à un problème sans l'aide d'autrui. Cela montrera son indépendance et sa capacité de résolution de problèmes.
Soft skills attendus
Cette question vise à évaluer la capacité de pensée critique du candidat, ainsi que son dévouement à trouver des solutions lorsqu'il est confronté à des défis.
Pouvez-vous me donner un exemple d'une situation où vous avez dû travailler en équipe pour accomplir une tâche ou un projet ?
Le candidat devrait donner un exemple qui met en évidence sa capacité à travailler efficacement au sein d'une équipe et à contribuer à atteindre un objectif commun.
Soft skills attendus
Cette question permet d'identifier si le candidat possède de bonnes compétences en travail d'équipe, essentielles pour un assistant administratif qui travaillera souvent en collaboration avec d'autres départements et équipes.
Pouvez-vous me parler d'un projet ou d'une tâche que vous avez initié ?
Le candidat devrait être capable de décrire un projet ou une tâche qu'il a initié, montrant ainsi sa proactivité et sa capacité à prendre des initiatives.
Soft skills attendus
On cherche ici à comprendre si le candidat est en mesure d'être proactif et d'anticiper les besoins de son équipe ou de l'entreprise, ce qui est une qualité précieuse pour un assistant administratif.
Savoir-faire attendus
Pouvez-vous nous détailler votre expérience en matière de gestion administrative et secrétariat ?
Le candidat devrait être capable de discuter en détail de ses expériences passées en matière de tâches administratives, y compris la gestion des communications, l'organisation d'événements, la planification de réunions, etc.
Hard skills à analyser
son niveau de responsabilité, l'efficacité de son organisation et de sa gestion du temps, ainsi que la variété des tâches qu'il a gérées.
Quelle est votre compétence avec les outils informatiques ? Notamment les logiciels de traitement de texte, de tableur et de présentation ?
Le candidat doit montrer une bonne maîtrise de MS Office (Word, Excel, PowerPoint) ou d'équivalents, ainsi que des compétences de base en informatique.
Hard skills à analyser
C'est l'occasion d'en savoir plus sur sa capacité à utiliser efficacement ces outils pour réaliser des tâches administratives complexes et gérer de grandes quantités de données.
Pouvez-vous parler de votre expérience avec des systèmes de gestion de bases de données ?
Le candidat idéal doit avoir une expérience pratique de l'utilisation de systèmes de gestion de bases de données pour stocker, récupérer et gérer des informations.
Hard skills à analyser
Sa compréhension des systèmes de gestion de bases de données, ainsi que les moyens par lesquels il utilise ces systèmes pour augmenter l'efficacité du travail administratif.
Comment vous y prenez-vous pour prioriser votre travail lorsque vous avez plusieurs tâches à réaliser simultanément ?
Le candidat devrait montrer qu'il a d'excellentes compétences en matière de gestion du temps et qu'il est capable de prioriser efficacement les tâches pour respecter les délais.
Hard skills à analyser
Vous voulez voir des exemples concrets de situations où il a dû équilibrer des priorités concurrentes, ainsi que ses méthodes spécifiques pour rester organisé et efficace.
Pouvez-vous expliquer votre expérience avec la création et la gestion de rapports financiers ?
L'assistant administratif doit avoir une certaine expérience ou connaissance de la création et de la gestion de rapports financiers, y compris le suivi des dépenses et des budgets.
Hard skills à analyser
C'est une occasion d'évaluer son attention aux détails et sa capacité à travailler avec des chiffres, ce qui est essentiel pour la gestion financière de l'entreprise.
Questions de mise en situation
Si vous avez plusieurs tâches à accomplir avec des échéances différentes et que vous êtes interrompu par un problème urgent, comment gérez-vous la situation ?
L'assistant administratif devrait avoir une bonne gestion du temps et des priorités. Il devrait être en mesure de répondre qu'il évalue l'urgence et l'importance de chaque tâche afin de revoir et réorganiser son planning.
Compétences à évaluer
Son sens d'organisation, sa capacité à prioriser les tâches et à gérer efficacement son temps sont essentiels pour ce rôle.
Une personne vous demande une information confidentielle qu'elle n'est pas censée avoir. Comment réagissez-vous ?
L'assistant administratif doit refuser de fournir l'information et l'informer de la politique de confidentialité de l'entreprise.
Compétences à évaluer
L'éthique et le respect de la confidentialité sont des caractéristiques essentielles dans ce rôle.
Comment réagiriez-vous si un collègue était constamment en retard pour ses rendez-vous ou pour soumettre son travail, ce qui a un impact sur votre travail également ?
L'assistant administratif devrait essayer de discuter du problème avec le collègue en question en premier, ou, si cela n'est pas possible, en parler à un supérieur.
Compétences à évaluer
Sa capacité à communiquer efficacement et à résoudre les conflits est essentielle pour ce rôle.
Comment réagissez-vous si vous réalisez une erreur dans un rapport important après sa distribution ?
L'assistant administratif devrait en informer immédiatement son supérieur et proposer une solution pour corriger l'erreur.
Compétences à évaluer
Sa capacité à assumer la responsabilité de ses erreurs et à prendre des mesures pour y remédier est importante dans ce rôle.
Si vous devez organiser une réunion importante alors que vous êtes débordé par d'autres tâches, comment vous y prenez-vous ?
L'assistant administratif devrait pouvoir planifier et gérer son temps de manière efficace afin de pouvoir organiser la réunion.
Compétences à évaluer
Son aptitude à gérer plusieurs tâches à la fois et à travailler sous pression est crucial pour ce rôle.
Modèle offre d'emploi
Assistant commercial
Exemple de grille d'évaluation d'entretien de recrutement
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Les rubriques de la fiche d'entretien
| Renseignements sur le candidat: | Prénom & Nom |
| Coordonnées de contact | |
| Intitulé du poste à pourvoir | |
| Service concerné | |
| Nom du supérieur hiérarchique ; | |
| Date de l’entretien | |
| Nom du recruteur qui a mené l’entretien | |
| Parcours académique | |
| Expérience(s) professionnelle(s) | |
| Savoir-faire attendus | Compétences techniques |
| Compétences managériales | |
| Savoir-être attendus | |
| Outils maîtrisés | |
| Appréciation globale du candidat | |
| Rémunération | Demandée par le candidat |
| Disponibilité | |
| Souhait de télétravail | Non |
| Oui, __ jour(s) | |
| Autres demandes spécifiques | |
| Résumé | Points forts |
| Axes d’amélioration | |
| Points bloquants | |
| Avis final sur le recrutement |
